Tout comme dans les espaces physiques, les personnes qui travaillent sur des plateformes numériques courent des risques. Le meilleur moyen de se protéger sans réduire la productivité est de disposer d’informations sur le sujet.
Lors de la pandémie de covid-19, la France a été l’un des pays qui a le plus transformé une partie de son travail présentiel en activités à distance ou hybrides. Au plus fort de la pandémie, 1 Français sur 3 a exercé son activité professionnelle en télétravail partiel ou total.
Les chiffres ont évolué depuis, bien sûr, mais la tendance est que de plus en plus de professionnels adoptent ce type de routine. Face à cette réalité, il est intéressant de découvrir 7 conseils intéressants pour optimiser le flux de travail et préserver la qualité, tout en veillant à la sécurité numérique.
1. Sauvegarder des copies de fichiers dans le cloud
Si vous traitez des fichiers numériques, il y a de fortes chances que vous ayez déjà rencontré un problème de perte de matériel. Parmi les erreurs humaines et les problèmes techniques, la perte d’un document prêt à être livré fait partie de l’expérience de ceux qui utilisent des outils numériques et en ligne.
La meilleure chose à faire dans ce cas est de conserver plusieurs copies du même fichier. Utilisez des ressources de stockage en cloud en ligne tout en sauvegardant des documents sur vos propres appareils. Plus vous disposez d’alternatives, moins vous risquez de perdre un fichier important.
2. Utiliser des éditeurs PDF
L’édition de documents texte est la tâche principale de tous ceux qui travaillent avec des fichiers numériques. Il est donc très intéressant de connaître les programmes qui facilitent cette tâche. Parmi les alternatives, les plus recommandées sont les éditeurs PDF, qui offrent une compatibilité presque illimitée.
En plus de cet avantage, ils veillent à ce que vous puissiez convertir PDF en Word, ajuster des textes et des mises en page, et bien d’autres choses encore. En ce qui concerne la sécurité, il est possible de verrouiller les documents à l’aide de mots de passe. Cela signifie que seul le destinataire du document peut l’ouvrir, ce qui est essentiel pour les documents sensibles.
Image : Site web de SmallPDF
3. Maintenir les logiciels et les systèmes d’exploitation à jour
Il ne faut pas généraliser en disant que les anciens appareils ne sont pas sûrs, mais il y a une vérité derrière cette logique : plus une machine est obsolète, plus elle est sujette à des problèmes de sécurité. Il n’est pas étonnant que les systèmes d’exploitation et les logiciels soient fréquemment mis à jour.
Si vous travaillez devant un ordinateur, il est essentiel de maintenir vos machines et vos ressources de travail à jour. Si un logiciel cesse de fournir des mises à jour, la meilleure chose à faire est de trouver un logiciel plus récent qui remplit la même fonction. Les alternatives 100% gratuites ne manquent pas.
4. Utiliser un mot de passe distinct pour chaque plate-forme
Dans un article précédent, nous avons parlé des fichiers PDF avec des mots de passe. Disons que vous créez un fichier de ce type et que vous le partagez avec quelqu’un d’autre, qu’il s’agisse d’un collègue de travail ou d’un client. Admettons aussi que le mot de passe utilisé dans le document soit le même que celui que vous utilisez pour accéder à vos réseaux sociaux.
Que se passe-t-il si la personne avec laquelle vous avez partagé les informations les laisse fuiter ? Du jour au lendemain, vos comptes sont à la merci d’autres personnes. Ne rigolez pas : chaque fois que vous créez un nouveau compte, choisissez un mot de passe entièrement nouveau. Ainsi, vos données sont en sécurité.
5. Attention aux escroqueries par courrier électronique
Il n’est pas rare que les personnes les plus « expérimentées » dans les espaces numériques se considèrent à l’abri des escroqueries, ce qui est loin d’être le cas. Quelle que soit votre expertise, il y aura toujours une faille dans votre façon de travailler en ligne, qui pourra être exploitée par des criminels sur internet.
Les courriers électroniques, en particulier, sont un terrain fertile. Lorsque vous ouvrez un courriel, assurez-vous que l’adresse qui l’a envoyé est légitime et fiable avant de cliquer sur des liens ou de télécharger des documents. Plus vous serez prudent, plus vous serez en sécurité en travaillant numériquement, sans perdre trop de temps.
Image de Pexels
6. Mettre en œuvre une politique de sauvegarde solide
Tout comme la sécurité physique des données, la sécurité numérique nécessite aussi un plan d’urgence. Il est essentiel de conserver des sauvegardes régulières et de tester leur restauration. Peu importe le degré de sophistication de vos systèmes, si vous ne disposez pas d’une sauvegarde sécurisée, vous prenez un risque.
Une politique de sauvegarde solide agit comme un filet de sécurité, garantissant que même en cas de défaillance ou d’attaque, vous pouvez récupérer rapidement les données importantes, minimisant ainsi les pertes et les interruptions de travail.
7. Renforcer la sécurité de votre Wi-Fi
Votre Wi-Fi est la première ligne de défense contre les intrusions numériques. S’il n’est pas correctement protégé, il peut devenir une porte ouverte pour les cybercriminels. Veillez à utiliser des protocoles de sécurité avancés, tels que le WPA3, et à gérer rigoureusement l’accès à votre réseau.
En outre, l’utilisation de VPN (réseaux privés virtuels) pour crypter vos communications en ligne, en particulier lorsque vous êtes en télétravail, renforcera considérablement la sécurité de votre flux de travail numérique.
Ne pas oublier qu’il s’agit d’un travail constant
Optimiser votre flux de travail numérique en toute sécurité ne signifie pas seulement choisir les bons outils, mais aussi comprendre comment protéger vos données et vos fichiers tout en restant efficace. Du stockage en cloud à l’utilisation d’éditeurs PDF dotés de fonctionnalités de sécurité, chaque décision prise a un impact significatif sur la protection des informations sensibles et sur la productivité.
Les bonnes pratiques telles que la mise à jour des logiciels, l’utilisation de mots de passe différents et la prise de conscience des risques liés aux courriels frauduleux sont des étapes essentielles pour garantir la sécurité et l’efficacité du lieu de travail numérique.
